REGLEMENT VAN DE ‘ŠKODA SPA CYCLING’

 Donderdag 10 januari 2019

Artikel 1 – PRESENTATIE – CONTACTEN

EVENT SEE, hierna aangeduid als de Organisator, organiseert een recreatieve endurance-wielerwedstrijd in teams genaamd ‘Škoda Spa Cycling’.

Contactgegevens organisatie:

EVENT SEE

  • Z.I. de la Voie Cuivrée 6, 5503 Sorinnes
  • Tel: 00 32 (0)82/21 31 30 / Fax: 00 32 (0)082 21 31 37
  • E-mail: skodaspacycling@eventsee.be – Website: www.skodaspacycling.be

Bij de racefiets-discipline van de ‘Škoda Spa Cycling’ moet elk team in 8 uur tijd zo vaak mogelijk het circuit van Spa-Francorchamps met een lengte van 7 003 meter afleggen.

Het startsignaal is gegeven op zondag om 10 u. en is de aankomst gepland op diezelfde dag om 18 u.

Voor de goede organisatie van het evenement is het aantal teams en/of solo-fietsers beperkt tot 200 racefietsers

Artikel 2 – BINDENDE KRACHT VAN HET REGLEMENT VAN DE ‘ŠKODA SPA CYCLING’

Dit reglement kan gedownload worden op de website www.skodaspacycling.be.

Deelname aan de Škoda Spa Cycling-wedstrijd is onderworpen aan de volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van dit reglement door iedere Deelnemer die zich ertoe verbindt om het reglement te respecteren.

Artikel 3 – DEELNEMERS

3-1 – Deelnemers

De minimumleeftijd van de deelnemers is 12 jaar. Elk team bestaat uit ten minste een volwassen deelnemer (18 jaar of ouder). Indien er slechts één volwassene deelneemt, is die laatste ook de teamleider. Elke meerderjarige deelnemer is verantwoordelijk voor zichzelf en voor de andere leden van zijn team.

Elke deelnemer jonger dan 18 jaar moet een bewijs van toestemming van de ouders (Ouderlijke machtiging) kunnen voorleggen bij de inschrijving.

3-2 – Verklaring van goede gezondheid

De deelnemers verklaren geschikt te zijn voor het uitoefenen van sport in het algemeen en meer specifiek voor het deelnemen aan een duurtest.

De organisatoren kunnen op geen enkele wijze verantwoordelijk worden gehouden voor gezondheidsproblemen opgelopen tijdens de wedstrijd.

Bij de inschrijving moet elke deelnemer een medisch attest of een verklaring op erewoord indienen waarin staat dat hij geschikt is voor de uitoefening van sport in het algemeen en meer specifiek voor de deelname aan een duurtest. Dat document moet worden voorgelegd bij de administratieve controle (Verklaring op erewoord).

Artikel 4 – BEGELEIDERS

Toegang tot de paddock is gratis voor begeleiders. Ze kunnen gratis parkeren op parkeerplaats P14 van het circuit en te voet het circuitterrein binnengaan.

Het is de verantwoordelijkheid van de ouders ervoor te zorgen dat hun kinderen, zeker in de ‘wisselzone’, de deelnemers niet belemmeren.

Artikel 5 – MATERIAAL

De deelnemers zijn verantwoordelijk voor de naleving van de normen voor het gebruik en het onderhoud van hun materiaal. De commissarissen behouden zich het recht voor om fietsen op elk moment van de wedstrijd te controleren.

Als een onregelmatigheid wordt geconstateerd, wordt dit gemeld aan het desbetreffende team; zij worden geacht de fiets aan te passen vóór hij opnieuw gebruikt mag worden op het parcours.

Indien de onregelmatigheid niet te verhelpen is, wordt de fiets uit de competitie gehaald voor de rest van de wedstrijd.

5-1 – Racefietsen

Toegelaten:

De deelnemers mogen hun materiaal kiezen uit de hieronder opgesomde fietsen: Racefietsen voor op de weg en elektrische fietsen (buiten categorie)

Niet toegelaten:

Deelnemers mogen geen gebruik maken van de volgende materialen:

Eenwielers, tijdritfietsen, ligfietsen, baanfietsen (doortrappers), vouwfietsen, handbikes.

Types fietsen

Alle leden van een team moeten hetzelfde type fiets (‘klassieke’ fietsen) gebruiken.

Fietsveiligheid

De fietsen moeten voldoen aan de volgende veiligheidsnormen:

Stuurdoppen en dichte stuurpen. Stuurverlengers of triatlonsturen zijn verboden.

5-2 – Helm en kledij

Het dragen van een vastgemaakte en erkende helm (CE-markering) is verplicht voor de duur van de race, met inbegrip van de terreinverkenning. De startende deelnemer moet zijn helm vastmaken voor de wissel en de binnenrijdende deelnemer mag de helm pas afnemen nadat hij zijn voeten op de grond heeft gezet. Een fout bij het dragen van de helm tijdens de wedstrijd impliceert de onmiddellijke uitsluiting en diskwalificatie van de betrokken deelnemer.

Artikel 6 – INSCHRIJVINGEN

6-1 – Procedures voor inschrijvingen – Algemene bepalingen

Teams moet rechtstreeks online inschrijven via de website www.skodaspacycling.be. Inschrijvingen per telefoon of per brief worden niet aanvaard.

De inschrijvingsperiode loopt van 23 januari 2019 tot 02 september 2019.

De inschrijvingen dienen te gebeuren per team, individuele registratie is niet mogelijk, behalve voor de categorie ‘Solo’. Eén persoon betaalt voor het volledige team.

Op de dag van de race is er geen inschrijving ter plaatse mogelijk.

De inschrijvingen worden pas bevestigd nadat het dossier volledig is en werd gevalideerd door EVENT SEE vóór 02 september 2019. Het staat EVENT SEE vrij om een inschrijving te aanvaarden of te weigeren.

De inschrijving is pas definitief na ontvangst van de betaling, er is geen mogelijkheid tot terugbetaling om welke reden dan ook (ziekte, examens, huwelijk, enz.). 10 dagen voor het evenement wordt een bevestigingsmail met de laatste info verstuurd.

6-2 – Kapitein

Elk team moet een kapitein benoemen, die het enige aanspreekpunt zal zijn voor de organisator.

De vertegenwoordiger is verantwoordelijk voor zijn team, en zal worden geïdentificeerd door een naam (Club, sponsor, …).

Na het afsluiten van de inschrijvingsperiode zal elke kapitein een bevestiging ontvangen voor zijn team.

6-3 – Betaling van het inschrijvingsgeld

Vul het inschrijvingsformulier in op de website www.skodaspacycling.be.

Volg vervolgens de beveiligde betalingsprocedure voor de online betaling van het inschrijvingsgeld.

6-4 – Laatste formaliteiten op de dag van het evenement

Deze formaliteiten worden verricht in verschillende secretariaten op de bovenste F1- paddock:

  • Indienen van de verklaring van goede gezondheid.
  • Een waarborg van € 100 per team voor de chip gebruikt voor de tijdsregistratie. Deze waarborg dient in een envelop afgegeven te worden en zal worden gecontroleerd en gesloten na overhandiging van de chip.

De waarborg zal worden terugbetaald nadat de chip na de race in perfecte staat wordt teruggegeven. Bij teruggave in slechte staat of niet-teruggave van de chip na de ‘Škoda Spa Cycling’, zal de chip in rekening gebracht worden voor een bedrag van € 350 exclusief btw. De waarborg zal van dat bedrag worden afgetrokken.

  • Ondertekening van een bewijs van toestemming van de ouders voor jongeren jonger dan 16 jaar.
  • Ondertekening van het wedstrijdblad door alle deelnemers (elk team samen).

Artikel 7 – TEAMCATEGORIEËN EN INSCHRIJVINGSGELD PER CATEGORIE

  • SOLO (1 d) € 50
  • DUO (2 d) € 80
  • QUATTRO (4 d) € 140
  • OTTO (5 à 8 d) € 240
  • CORPORATE

Event See behoudt zich het recht voor om de lijst met categorieën aan te passen aan de deelnemers als er minimum 3 teams in een categorie zijn ingeschreven.

7-1 – Waarop de inschrijving recht geeft: DEELNAME AAN DE ‘SKODA SPA CYCLING

  • Toegang tot de paddock voor het hele team
  • Welkomstpakket voor iedere deelnemer
  • Toegang tot de ENERGY ZONE in de paddock
  • Bevoorrading met isotone drank
  • Bike Wash
  • Elektrische terminals beschikbaar: Paddock (blauwe campingkaart vereist)
  • Toegang tot de douches: Paddock
  • Medisch toezicht
  • Technische bijstand door onze partner Ardennes Bike
  • Aperitief na de race voor elke deelnemer

SYSTEEM VOOR TIJDSREGISTRATIE (wedstrijden van 8 u.)

  • Een chip per team
  • Rugnummer
  • Live weergave van het klassement op schermen
  • Live weergave van het klassement op de website www.ris-timing.be
  • Klassementen en podia na de race

Artikel 8 – ONTVANGST

De ontvangst en de administratieve controle vinden plaats in de secretariaten op het circuit van Spa-Francorchamps op zondagochtend van 7 u. tot 8.30 u.

De deelnemers moeten vooraf al ingeschreven zijn (en dus op de lijsten staan). Zij moeten hun rugnummer doorgeven aan de controletafels na raadpleging van de tabel die ter plaatste ophangt.

De kapitein van elk team zal een pakket krijgen met alle noodzakelijke items zoals de rugnummers, de chip en de welkomstpakketten.

Artikel 9 – VOORZIENINGEN – PARKING

De deelnemers mogen het circuit enkel betreden via de ingang ‘STER’. (Let op, voertuigen hoger dan 2,30 m moeten gebruik maken van de ingang Blanchimont tussen 6 u. en 10 u. en tussen 19 u. en 21 u.). Het is raadzaam om tijdig aan te komen voor het lossen van de voertuigen. Alle auto’s moeten geparkeerd worden op de aangegeven parkeerplaats. Vanaf 9.30 u. tot het einde van de race is er immers geen enkel gemotoriseerd verkeer meer toegestaan in de paddock.

Het inschrijvingsgeld omvat een plaats op de pit lane van maximaal 3×3 m voor elk team op zondag 08/09 vanaf 7 u. Tijdens de race mag geen enkel voertuig op de pit lane geparkeerd blijven.

Voor de nacht van zaterdag op zondag zal een camping beschikbaar zijn voor tenten, caravans en mobilhomes op parking P2 vlak bij het circuit. Elke deelnemer is verantwoordelijk voor zijn plaats en laat deze na de wedstrijd in perfecte staat achter.

De plaats op de pit lane is vrij te kiezen, op basis van de aankomst van de deelnemers. Het afbakenen van de standplaats met een afzetlint of een vergelijkbare signalering is niet toegestaan.

Toiletten en douches zijn beschikbaar in de buurt van de paddock op de locatie van het evenement.

De voertuigen van de bezoekers kunnen worden geparkeerd op parkeerplaats P14 buiten het circuit. Deze parking is gratis.

Artikel 10 – CATERING

De teams kunnen voor € 13,40 genieten van een ‘sportmaaltijd – pastabuffet’ op zondag vanaf 12u ’s middags in de PIT BRASSERIE boven de F1-boxen. Deze brasserie biedt eveneens het beste uitzicht op het circuit.

Artikel 11 – LOCATIE – MILIEU

Het Circuit van Spa-Francorchamps ontvangt de ‘Škoda Spa Cycling’, EVENT SEE en de deelnemers met de vooronderstelling dat het evenement in de best mogelijke omstandigheden zal plaatsvinden. EVENT SEE vraagt daarom aan alle deelnemers om deze locatie met respect te behandelen en schoon te houden tijdens de race. Het is verboden om afval op het circuit te gooien bij een wissel, of te urineren op de rand van de baan. Dat brengt immers ieders comfort en veiligheid in gevaar! Het gebruik van glazen drinkgerei is verboden op de piste en op de pit lane.

De deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor eventuele waargenomen schade. Het team van de verantwoordelijke deelnemer zal bestraft worden.

Artikel 12 – DE RACE

12-1 – Briefing

Met het oog op het goede verloop van het evenement en de optimale veiligheid op het parcours, moeten alle deelnemers aanwezig zijn voor een verplichte briefing. Deze vindt plaats op zondagochtend in de buurt van de secretariaten voor de racedeelnemers om 9.45 u.

12-2 – Rugnummer en tijdsregistratie

Elk van de teamgenoten moet de nummer rechts op de rug dragen. Het rugnummer moet goed leesbaar zijn. De commissarissen hebben het recht om een deelnemer wiens rugnummer slecht bevestigd is, te stoppen. Voor de race-endurancewedstrijd moet de chip voor maximale efficiëntie in een verticale bidonhouder op de fiets worden geplaatst (max. 80 cm van de grond).

12-3 – Parcours

Enkel geregistreerde deelnemers worden toegelaten op het wedstrijdcircuit, met de nodige identificatie- elementen die overeenstemmen met de inschrijving (rugnummer enz.).

De trajecten (wedstrijden van 8 u.) zijn open voor verkenning door de deelnemers op zondagochtend – vertrek is mogelijk tussen 9 u. en 9.15 u. De verkenning moet per fiets gebeuren.

Enkel de gemotoriseerde voertuigen van Event See en de hulpdiensten zijn voor, tijdens en na de race toegestaan op het parcours.

Het is verboden om een deelnemer op het parcours te volgen wanneer hij aan zijn beurt begint, op welke wijze dan ook (fiets, scooter …).

12-4 – Startopstelling en wedstrijdschema

De startvolgorde wordt bepaald op basis van het aantal deelnemers per team en vervolgens op het rugnummer dat wordt gegeven in volgorde van de inschrijvingsdata. Op de eerste rij staan de teams van vier, gevolgd door de teams van acht en ten slotte de duo’s met daarna de solo’s.

De startvolgorde dient gerespecteerd te worden op straffe van boete.

Het vertreksein, een ‘Le Mansstart’, zal worden gegeven op zondag om 10 u. Daarbij staan de eerste deelnemers te wachten aan de ene kant van de baan en worden hun fietsen vastgehouden door een teamlid aan de andere kant van de baan.

Om veiligheidsredenen is het verboden om de fiets van de deelnemer naar de start te duwen. De fiets moet onbeweeglijk tegen het muurtje blijven staan, op straffe van een boete voor het hele team.

Event See behoudt zich het recht voor om de starttijd, afhankelijk van specifieke omstandigheden, zoals het weer, later of eventueel vroeger te geven. De aankondiging daarvan zal worden gemaakt via de microfoon. Het einde van de race zal worden aangekondigd door een bel, en 10 minuten voor aankomst zal er een bord met ‘laatste ronde’ worden getoond, zodat de deelnemers nog een laatste volledige tour kunnen rijden.

12-5 – Bevoorrading van de deelnemers

Het is toegestaan om een deelnemer te bevoorraden op het parcours op het rechte stuk van de F1-pits

(toegang via de rode poort in het midden van de pit lane).

12-6 – Depannage

Externe bijstand is verboden op het parcours. Een renner kan enkel worden bijgestaan door een deelnemer. Dit zal worden gecontroleerd tijdens de wedstrijd.

De technische bijstand tussen de wissels is vrij te bepalen. Die bijstand kan enkel uitgevoerd worden buiten de piste en de wisselzone.

In geval van een mechanische storing of een platte band mag een deelnemer dat probleem zelf oplossen, of met de hulp van een andere deelnemer.

12-7 – Race-incidenten – Vallen

Bij elk mechanisch probleem of een lekke band na het buitenrijden van de wisselzone, waarbij een reparatie ter plaatse niet mogelijk is, moet de deelnemer de begonnen ronde voltooien in de juiste richting voordat hij de wisselzone opnieuw mag binnenrijden.

Daarbij moet hij het volledige parcours volgen en voldoende ruimte laten om de andere deelnemers niet te storen.

Na een eventuele val van een deelnemer met tussenkomst van het medisch team, kan een arts of Event See de deelnemer om veiligheidsredenen verbieden om opnieuw de baan op te gaan.

12-8 – Opgave van een deelnemer

In geval van opgave van een van de deelnemers op de baan of bij een ernstig letsel brengen de commissarissen de chip van de deelnemer naar de wisselzone van zijn team. Pas dan mag de eerstvolgende deelnemer het parcours oprijden.

In het geval van een ernstige blessure of grote materiële schade worden de voertuigen van Event See ingezet om de beschadigde fietsen naar de paddock (wisselzone) te repatriëren.

12-9 – Wissel – Einde van de race.

De wissel kan enkel plaatsvinden in de ‘wisselzone’ ter hoogte van de stand van de deelnemer(s) op de pit lane. Hier worden ook begeleidende personen toegelaten.

De wedstrijdstrategie en de regeling van de wissels zijn vrij te kiezen.

De snelheid in de pits en bijgevolg in de wisselzone is beperkt tot 15 km/u en zal automatisch worden gecontroleerd door de chip.

De toegestane tijd in de wisselzone is maximaal 1 min.

Let op dat u de chip niet verwijdert voor u de sensor in de pits bent gepasseerd.

Het signaal ‘einde van de wedstrijd’ zal worden gegeven op exact 7.50 u. na de start van de race. Wie de bel hoort op de lijn moet dus nog een ronde voltooien. Het is verboden voor deelnemers om hun laatste renner te begeleiden tijdens de laatste ronde.

Een bezemvoertuig (auto of motor) zal na de laatste deelnemer vertrekken om ervoor te zorgen dat zich geen enkele deelnemer meer op het circuit bevindt.

Artikel 13 – KLASSEMENTEN – BELONINGEN

13-1 – Types klassementen

Een scratch-klassement (of algemeen klassement) en een klassement per categorie (onder voorbehoud van minimaal 3 teams per categorie) zal worden opgesteld op basis van de grootste afgelegde afstand.

Elk team dat niet tot een categorie behoort (solo, duo, quattro, otto) zal enkel vermeld worden in het scratch- klassement.

Aan het einde van de wedstrijd wordt een klassement bekendgemaakt.

De prijsuitreiking zal plaatsvinden om 18.15 u. en zal worden gevolgd door een drankje.

Indien de wedstrijd onderbroken moet worden, zal de rangschikking gebaseerd worden op de punten tot het laatste volledige half uur wedstrijd voorafgaand aan de beslissing.

13-2 – Beloningen

De titel wordt toegekend aan de winnaar van het algemeen klassement en aan de eerste drie plaatsen in elke categorie, mannen en vrouwen tezamen: Solo (1,2,3), Duo (1,2,3), Quattro (1,2,3), Otto (1,2,3). Deze ploegen zijn de enige teams die op het podium worden geroepen.

Artikel 14 – BOETES EN CONTROLES

Onverwachte controles zullen plaatsvinden tijdens de race om de regelmaat en de veiligheid ervan te waarborgen. Deze controles zullen worden uitgevoerd door de commissarissen (mobiel of vast).

In geval van bedrog zullen sancties worden toegekend, die kunnen gaan tot diskwalificatie.

De commissarissen zijn bevoegd om handelingen van bedrog te bestraffen en dus het klassement aan te passen op basis van de toegewezen sancties. Ze zijn ook aanwezig om de sportiviteit van elke deelnemer te waarborgen. Gedrag dat als onsportief wordt beschouwd, zal bestraft worden volgens de mate van risico waaraan hun initiatiefnemer de andere deelnemers mogelijk blootstelt.

Artikel 15 – EERSTE HULP

Een noodtent, bemand door een reddingsteam met een arts, wordt op het circuit geplaatst.

Artikel 16 – VERANTWOORDELIJKHEID – DIEFSTAL EN SCHADE

Event See is verantwoordelijk voor de organisatie van de ‘ŠKODA SPA CYCLING’.

De burgerlijke aansprakelijkheid van Event See is beperkt tot de dekking van de verzekeringspolissen die

Event See heeft onderschreven voor de organisatie van het evenement.

Elke deelnemer is volledig verantwoordelijk voor al het materiaal dat hij meebrengt voor het evenement.

De deelnemers zien af van elk verhaal tegen Event See in geval van diefstal of schade tijdens de 2 dagen van het evenement ‘ŠKODA SPA CYCLING’.

Artikel 17 – VERZEKERINGEN

Event See onderschrijft verzekeringen voor de volgende risico’s:

  • Burgerlijke aansprakelijkheid van Event See als organisator,
  • Burgerlijke aansprakelijkheid van Event See voor de vrijwilligers die meewerken aan het evenement. Elke deelnemers moet gedekt worden door familiale verzekering of door een specifieke