Règlement

RÈGLEMENT DU « ŠKODA SPA CYCLING »

Dimanche 02 septembre 2018

Article 1 – PRÉSENTATION – CONTACTS

EVENT SEE, ci-après dénommée l’Organisateur, organise, une épreuve récréative cycliste d’endurance par équipe dénommée « Škoda Spa Cycling ».

Contact organisation :

EVENT SEE

  • Z.I. de la Voie Cuivrée 6, 5503 Sorinnes
  • Tel : 00 32 (0)82 21 31 30 / Fax : 00 32 (0)82 21 31 37
  • Email : skodaspacycling@eventsee.be – Site : www.skodaspacycling.be

Le Škoda Spa Cycling dans la discipline ROUTE, consiste, pour chaque équipe, à parcourir le plus grand nombre de fois, en 8 heures, le circuit de SPA-FRANCORCHAMPS, d’une longueur de 7003 mètres.

Le départ est donné le dimanche à 10h00, et l’arrivée le même jour à 18h00. Pour la bonne organisation de l’épreuve, le nombre d’équipes et/ou de solo est limité à 200.

Article 2 – FORCE OBLIGATOIRE DU RÈGLEMENT DU «ŠKODA SPA CYCLING »

Le présent Règlement est disponible par téléchargement sur le site www.skodaspacycling.be.

La participation à l’épreuve du Škoda Spa Cycling est subordonnée à l’acceptation complète et sans réserve du présent Règlement par chaque Concurrent qui s’oblige à le respecter.

Article 3 – CONCURRENTS

3-1 – Concurrents

L’âge minimum des concurrents est fixé à 12 ans. Chaque équipe comporte au minimum un membre majeur (plus de 18 ans). S’il n’y en a qu’un, celui-ci est le responsable de l’équipe. Tout participant majeur est responsable de sa personne et des autres membres de son équipe.

Chaque participant de moins de 18 ans doit présenter une autorisation parentale (téléchargez-là ici), celle-ci doit être remise lors de l’inscription sur place.

3-2 – Déclaration de bonne santé

Les participants déclarent être aptes à la pratique du sport en général et à participer à une épreuve d’endurance en particulier.

Les organisateurs ne peuvent en aucun cas être mis en cause pour un problème de santé survenu durant l’épreuve.

Au moment de l’inscription, chacun des participants doit présenter un certificat médical ou une attestation sur l’honneur précisant qu’il est apte à la pratique du sport en général et à participer à une épreuve d’endurance en particulier. Ce document doit être remis lors du contrôle administratif. (document en annexe)

Article 4 – ACCOMPAGNANTS

L’accès au paddock est gratuit pour les accompagnants. Ils peuvent stationner gratuitement dans le parking P14 du circuit et rentrer à pied dans l’enceinte du circuit.

Les enfants sont sous l’entière responsabilité de leurs parents qui sont tenus de les surveiller, surtout dans la zone de « RELAIS » pour ne pas gêner les concurrents lors des relais.

Article 5 – MATÉRIEL

Les compétiteurs sont seuls responsables de la conformité aux normes en vigueur du matériel qu’ils utilisent ainsi que de leur entretien. Les commissaires se réservent le droit de vérifier les vélos à n’importe quel moment de l’épreuve.

Si une irrégularité est constatée sur un vélo, il sera signalé à l’équipe à charge pour elle d’y pourvoir avant de le réutiliser sur le parcours.

S’il ne peut être remédié à cette irrégularité, le vélo est écarté de la compétition pour le reste de l’épreuve.

5-1 – Vélos route

Autorisés :

Les concurrents pourront utiliser le matériel de leur choix parmi les vélos ci-dessous : Vélos de course route et vélos de course avec assistance électrique (ces derniers seront considérés comme hors catégorie)

Non autorisés :

Les concurrents ne pourront pas utiliser les matériels suivants :

Monocycles, vélos contre la montre, vélos couchés, vélos à pignon fixe, vélos pliants, handbike.

Types de vélo

Une équipe doit utiliser le même type de vélo (vélo « classiques »).

Sécurité des vélos

Les vélos doivent satisfaire aux normes de sécurité suivantes :

Embouts de guidon et potences bouchés, absence de parties saillantes.

Les guidons de triathlète sont interdits.

5-2 – Casque et tenue vestimentaire

Le port du casque (normes CE), homologué et attaché, est obligatoire pendant toute la durée des relais y compris pendant la reconnaissance de la piste. Le casque est attaché avant le passage de relais pour le relayeur entrant et ne peut être retiré qu’après avoir mis pieds à terre pour le relayeur sortant. Un défaut de port du casque durant l’épreuve implique l’exclusion et une disqualification immédiate du concurrent concerné.

Article 6 – INSCRIPTIONS

6-1 – Modalités d’inscriptions – Dispositions générales

Les inscriptions des équipes se font directement en ligne uniquement via Internet sur le site www.skodaspacycling.be. Pas d’inscription par téléphone ou par courrier.

Les inscriptions seront ouvertes à partir du 31 mars 2018 et seront clôturées le 29 août 2018.

Les inscriptions se font par équipe, il n’y a pas d’inscription individuelle sauf pour la catégorie Solo. Une seule personne paie pour l’équipe.

Il n’y a pas d’inscription sur place le jour de la course.

Les inscriptions ne seront confirmées qu’une fois le dossier complet et validé par EVENT SEE avant le 29 août 2018. EVENT SEE est libre d’accepter ou de refuser une inscription.

L’inscription est définitive dès réception du paiement, aucun remboursement ne sera effectué, pour quelque motif que ce soit (maladie, examen, mariage, etc.). La confirmation ce fera par courriel 10 jours avant l’évènement avec les dernières infos.

6-2 – Capitaine

Chaque équipe devra nommer un capitaine, qui sera l’interlocuteur unique de l’organisateur.

Le représentant sera responsable de son équipe, celle-ci sera identifiée par un nom (Club, sponsor,…).

Après la clôture des inscriptions, chaque capitaine recevra une confirmation pour son équipe.

6-3 – Paiement des droits d’inscription

Compléter le formulaire d’inscription sur le site www.skodaspacycling.be. Procéder ensuite au paiement en ligne en suivant la procédure sécurisée.

6-4 – Formalités finales le jour de l’événement

Ces formalités s’effectueront aux différents secrétariats situés dans le paddock supérieur F1 :

  • Présentation de la déclaration de bonne santé.
  • Une caution de 100 € par équipe est exigée pour la remise du transpondeur servant au chronométrage. Cette caution sera mise dans une enveloppe qui sera contrôlée et fermée après remise du transpondeur.

La caution sera rendue après restitution du transpondeur en parfait état de marche en fin de course. En cas de restitution en mauvais état ou de non restitution du transpondeur à l’issue du «Škoda Spa Cycling », le transpondeur sera facturé à l’équipe pour un montant de 350 € HTVA. La caution sera déduite de ce montant.

  • Signature de la feuille « accord parental » pour les jeunes de moins de 16 ans
  • Signature de la feuille de course par tous les concurrents (chaque équipe ensemble).

Article 7 – CATÉGORIES D’ÉQUIPES ET FRAIS D’INSCRIPTION CATÉGORIES

  • SOLO (1 c) 50 €
  • DUO (2 c) 80 €
  • QUATTRO (3 à 4 c) 140 €
  • OTTO (5 à 8 c) 240 €
  • CORPORATE

Event See se réserve le droit de modifier la liste des catégories pour les adapter à la population des concurrents engagés s’il y a un minimum de 3 équipes inscrites dans une catégorie.

7-1 – Ce à quoi l’inscription donne droit :

PARTICIPATION AU «ŠKODA SPA CYCLING »

  • Accès au paddock pour l’équipe
  • Remise d’un welcome pack pour chaque concurrent
  • Accès à l’espace ENERGY ZONE dans le paddock
  • Ravitaillement en boisson isotonique
  • Bornes électriques à disposition : Paddock (fiche bleue camping nécessaire)
  • Accès aux douches : Paddock
  • Encadrement médical
  • Assistance technique fournie par notre partenaire Ardennes Bike
  • L’apéro d’après course offert par concurrent

SYSTÈME DE CHRONOMÉTRAGE (courses de 8h)

  • Un transpondeur par équipe
  • Dossards
  • Diffusion du classement en temps réel sur écrans
  • Diffusion du classement en temps réel sur le site www.ris-timing.be
  • Classements et Podiums après la course

Article 8 – ACCUEIL

L’accueil et le contrôle administratif auront lieu au circuit de Spa-Francorchamps le dimanche de 7H00 à 08H30 aux secrétariats.

Les concurrents devront être préalablement engagés (c’est-à-dire être déjà présents sur les listes). Ils devront annoncer leur n° de dossard aux tables de contrôle en se référant au tableau affiché sur place.

Il sera remis au capitaine de chaque équipe un nécessaire comprenant notamment les dossards, le transpondeur et les welcome packs.

Article 9 – COMMODITES – PARKING

L’accès au circuit pour les participants se fera uniquement par l’entrée « STER ». (Attention, pour les véhicules de + de 2m30 de haut, l’accès se fera par l’entrée Blanchimont entre 6h et 10h et entre 19h et 21h). Il est conseillé d’arriver à temps pour décharger les véhicules. Tous devront être stationnés dans le parking indiqué car dès 9h30 aucune circulation avec véhicule motorisé sera permise dans le paddock jusqu’à la fin de la course. Les frais d’inscription comprennent la mise à disposition d’un emplacement sur la pit lane de maximum 3x3m pour chaque équipe à partir du dimanche 02/09 dès 7h. Aucun véhicule ne pourra rester stationné sur la pit lane durant la course.

Pour la nuit du samedi au dimanche, un espace « Camping » est mis à disposition pour les tentes, mobilhomes ou caravanes sur le parking P2, à proximité du circuit. Chaque participant est gardien de l’emplacement qu’il occupe et s’engage à le restituer en parfait état.

L’installation sur le pit lane est libre et se fait en fonction de l’arrivée des concurrents. La délimitation de son emplacement par de la rubalise ou signalisation assimilée n’est pas autorisée.

Des toilettes et des douches sont disponibles à proximité des paddocks sur le site de l’événement.

Les véhicules des visiteurs pourront être garés sur le parking P14 extérieur du circuit. Ce parking est gratuit.

Article 10 – RESTAURATION

Afin de faciliter l’organisation des équipes, un service de restauration « repas sportif – buffet pâtes » sera proposé le dimanche dès midi à la PIT BRASSERIE au-dessus des boxes F1 au prix de 13,40 €. Cet endroit vous offre également la plus belle vue sur le circuit.

Article 11 – LIEU – ENVIRONNEMENT

Le Circuit de Spa-Francorchamps accueille le «Škoda Spa Cycling », EVENT SEE et les concurrents pour que l’événement se déroule dans les meilleures conditions. EVENT SEE invite par conséquent l’ensemble des participants à respecter ce lieu, qui doit rester propre pendant la course comme lors du départ de chacun.

Il est interdit de jeter des ordures sur le circuit lors d’un relais, ainsi que d’uriner sur le bord de la piste. Il y va du confort de tous et de la sécurité des concurrents ! L’utilisation de contenants en verre est interdite sur la piste et la voie des stands.

Les concurrents sont responsables des dégradations constatées. L’équipe du concurrent responsable aura une pénalité.

Article 12 – LA COURSE

12-1 – Briefing

Dans le but d’assurer le bon déroulement de l’épreuve et de maximiser la sécurité sur les parcours, un briefing obligatoire à tous les concurrents aura lieu avant le départ, le dimanche matin, à proximité des secrétariats à 9h30.

12-2 – Dossard et chronométrage

Le dossard doit être porté dans le dos, fixé sur le côté droit, par chacun des coéquipiers et bien lisible. Les commissaires ont le droit d’arrêter un concurrent dont le dossard serait mal fixé.

Pour être efficace, le transpondeur doit être placé dans un porte bidon à la verticale sur le vélo. (max 80 cm du tapis).

12-3 – Parcours

Seuls les concurrents inscrits sont habilités à pénétrer dans l’enceinte du circuit de compétition avec les éléments d’identification qui correspondent à son inscription (dossard, etc.).

Les tracés (courses 8h) sont ouverts aux reconnaissances pour les concurrents le dimanche matin – départ autorisé entre 9h à 9h15. Les reconnaissances ne doivent se faire qu’à vélo.

Aucun engin motorisé autre que ceux de Event See ou des secours n’est autorisé à parcourir le circuit pendant et en dehors de l’épreuve.

Il est interdit de suivre un concurrent sur la piste lorsqu’il entame son relais, de quelques manières que ce soit (vélo, scooter,…).

12-4 – Grille de départ et horaires de course

L’ordre de départ se fera en fonction du nombre de concurrents par équipe puis du numéro de dossard qui est lui-même donné dans l’ordre des dates d’inscriptions. Les équipes de 4 en 1ère ligne suivi des équipes de 8 et enfin les duos puis les solos.

Attention à bien respecter l’ordre de départ sous peine de pénalité.

Le départ « Type LE MANS » sera donné le dimanche à 10h00, avec les premiers relayeurs d’un côté de la piste et de l’autre leur vélo tenu par un membre de l’équipe.

Pour des raisons de sécurité, il est interdit de pousser le vélo du relayeur au départ qui doit rester immobile et collé au muret, sous peine de pénalité pour l’équipe.

Event See se réserve le droit, en fonction de circonstances particulières, climatiques notamment, de retarder l’heure de départ et/ou éventuellement d’avancer l’heure d’arrivée. L’annonce en sera faite par micro. La fin de la course sera annoncée par une cloche et un panneau « dernier tour » sera présenté 10min avant l’arrivée afin que les concurrents réalisent encore un dernier tour complet.

12-5 – Ravitaillement des concurrents

Il est autorisé de ravitailler un concurrent en piste sur la ligne droite des stands F1 (accès par la grille rouge en milieu de pit lane).

12-6 – Dépannages

L’assistance extérieure est formellement interdite sur la piste. Un coureur peut se faire aider par un concurrent.

Des contrôles seront effectués pendant l’épreuve.

L’assistance technique entre les relais est libre. Elle ne peut être effectuée qu’en dehors de la piste et de la  zone de relais.

En cas d’incident mécanique ou de crevaison le concurrent peut se dépanner lui-même ou se faire aider par un autre concurrent.

12-7 – Incidents de course – Chutes

Pour tout incident mécanique ou crevaison intervenant après la sortie de la zone de relais et dans le cas où le concurrent ne peut pas réparer sur place, il devra terminer le tour commencé dans le sens de la course avant de pouvoir rejoindre la zone de relais en respectant l’intégralité du parcours et en laissant un passage suffisant pour ne pas gêner les autres participants.

Après la chute d’un concurrent pouvant nécessiter l’intervention de l’équipe médicale, le médecin ou Event See peut interdire au concurrent de reprendre la piste pour des raisons de sécurité.

12-8 – Abandon d’un concurrent

En cas d’abandon de l’un des concurrents sur la piste ou de blessure sérieuse, les commissaires de piste rapatrieront le transpondeur du concurrent dans la zone de relais à son équipe. Ce n’est qu’à ce moment que le concurrent suivant sera autorisé à reprendre la piste.

En cas de blessure sérieuse ou de casse matérielle importante, des véhicules d’Event See interviendront pour rapatrier les vélos endommagés vers le paddock (zone de relais).

12-9 – Relais – Fin de course.

Le relais se fait uniquement dans la « zone relais » au niveau de la tonnelle du/des participant(s) sur la pit lane

Les accompagnants sont autorisés dans cet endroit.

La stratégie de course et la gestion des relais sont libres.

La vitesse dans les stands et par conséquent dans la zone de relais est limitée à 15 km/h et sera contrôlée automatiquement grâce au transpondeur.

Le temps imparti dans cette zone de relais est d’ 1min maximum.

Attention à ne pas retirer le transpondeur avant d’avoir dépassé la boucle dans les stands.

Le top « fin de la course » sera donné exactement après 7h50 de course. Les coureurs qui entendent la cloche sur la ligne doivent donc encore parcourir un tour de circuit. Il est interdit aux concurrents d’accompagner leur dernier relayeur lors du dernier tour.

Un véhicule balai (voiture ou moto) partira derrière le dernier concurrent afin de s’assurer qu’il ne reste aucun concurrent sur le circuit.

Article 13 – CLASSEMENTS – RÉCOMPENSES

13-1 – Type de classements

Un classement scratch (ou général) et un classement par catégorie (sous réserve de 3 équipes minimum par  catégorie), fondés sur la plus grande distance parcourue, seront établis.

Toute équipe ne rentrant dans aucune catégorie (solo, duo, quattro, otto) concourra dans le classement scratch uniquement.

Un classement sera diffusé à la fin de la course afin que chaque concurrent puisse en avoir connaissance.

La remise des prix se fera à 18h15 et sera suivie du verre de l’amitié.

En cas d’interruption de la course, le classement sera établi à partir des pointages effectués jusqu’à la dernière demi-heure entière de course précédant la décision.

13-2 – Récompenses

Un titre de vainqueur sera décerné pour le gagnant du classement scratch, ainsi que pour les trois premières places de chaque catégorie, hommes et femmes confondus : Solo (1,2,3), duo (1,2,3), quattro (1,2,3), otto (1,2,3). Ces équipes sont les seules à monter sur le podium.

Article 14 – PÉNALITÉS ET CONTRÔLES

Des contrôles inopinés auront lieu durant la course afin d’assurer la régularité et la sécurité de celle-ci. Ces contrôles seront faits par les commissaires de piste (mobiles ou fixes).

En cas de tricherie, des pénalités seront attribuées pouvant aller jusqu’à la disqualification.

Les commissaires sont habilités à pénaliser les actes de tricherie et donc à faire modifier le classement en fonction des pénalités attribuées. Ils sont aussi présents pour s’assurer du bon esprit sportif de chacun. Les comportements jugés antisportifs pourront aussi être pénalisés en fonction du degré de risque que leur initiateur pourrait faire subir aux autres concurrents.

Article 15 – SECOURS

Un dispositif de secours est mis en place dans l’enceinte du circuit. Il sera animé par une équipe de secouristes avec un médecin.

Article 16 – RESPONSABILITÉS – VOLS ET DÉGRADATIONS

Event See est responsable de l’organisation du «ŠKODA SPA CYCLING ».

Sa responsabilité civile est limitée à la couverture dont elle bénéficie par les polices d’assurance qu’elle souscrit à l’effet de l’organisation de cet évènement.

Chaque concurrent est entièrement responsable de l’ensemble du matériel qu’il apporte pour les besoins de l’épreuve.

Les concurrents renoncent à exercer tout recours contre Event See en cas de vol ou dégradation, survenu pendant les 2 jours de l’évènement «ŠKODA SPA CYCLING », sur son site.

Article 17 – ASSURANCES

Event See souscrit des polices d’assurance pour les risques suivants :

  • Responsabilité civile d’Event See en tant qu’organisateur,
  • Responsabilité civile d’Event See à l’égard des personnes bénévoles qui participent à l’événement.

Chaque participant reconnaît être couvert par une assurance familiale, voire par une assurance individuelle spécifique. L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident, de vol, de perte ou de dégradation du matériel (quel qu’il soit) de tout participant.

Article 18 – MODIFICATIONS, ANNULATION DE LA COMPÉTITION

Event See se réserve le droit de modifier l’horaire de départ ou d’arrivée, d’annuler ou de neutraliser la course sans que quiconque, concurrents, partenaires, prestataires, puissent prétendre à un quelconque dédommagement ou remboursement, en cas de force majeure, de catastrophe naturelle, de conditions climatiques défavorables, de problèmes sanitaires (ex : pandémie) ou de toutes autres circonstances l’y obligeant, notamment celles mettant en danger la sécurité des concurrents.

Article 19 – MODIFICATION DU RÈGLEMENT

Event See se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement qui commandent une solution en urgence et d’y apporter toutes modifications nécessaires qui deviennent immédiatement exécutoires.